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Aufgabenmanagement

Nehmen wir eine ganz normale Mitarbeiterin eines ganz normalen Unternehmens, nennen wir sie Cosima. Sie hat Aufgaben im Rahmen ihrer täglichen Arbeit, ist in zwei Projekte eingebunden und soll nun einen Fragebogen zum Führungskräfte-Feedback ausfüllen. Cosima ist sorgfältig und hat sich daher angewöhnt, mit Aufgabenlisten zu arbeiten. So sieht das aus:

  • Der Posteingang ihrer E-Mails ist die erste Aufgabenliste, unerledigte E-Mails sind als „ungelesen“ markiert - für Cosima ist damit klar, dass hier noch etwas zu tun ist
  • Für Projekt A ist auf Laufwerk E:/ eine Aufgabenliste in Excel hinterlegt. Die hat Cosima ausgedruckt auf ihrem Tisch liegen.
  • Für Projekt B wird eine Software für E-Collaboration eingesetzt, mit der das Projektmanagement organisiert ist. Dort gibt es für Cosima eine ToDo-Liste.
  • Cosima hat das Protokoll der jüngsten Teambesprechung ausgedruckt vorliegen und darin die beiden sie betreffenden Aufgaben markiert.
  • •    Die Personalabteilung informiert dieser Tage über das bevorstehende Führungskräfte-Feedback, Cosima macht sich eine Notiz in ihrem Kalender, bis wann der Fragebogen dazu auszufüllen ist.
  • An ihrem Monitor hängen zwei gelbe Zettel, eine Rückrufbitte (die ein Kollege in ihrer Abwesenheit entgegen nahm) und ein zweiter Zettel mit dem Hinweis, den Urlaubsantrag einzureichen.
  • Ergänzen müssten wir hier noch, was Cosima übersieht: Weil sie ihre Standardaufgaben natürlich kennt, gibt es dafür keine Aufgabenliste. Wenn sie abwesend ist, bleiben häufig Aufgaben liegen, andere können von Cosimas Kollegen nur mit teilweise hohem Zeitaufwand zum Einarbeiten erledigt werden. Eigentlich müsste Cosima also auch für ihre Standardaufgaben eine Aufgabenliste anlegen, und zwar eine, die eine Vertretungsregelung tatsächlich unterstützt.

Kommt das irgend jemandem bekannt vor? Ich glaube nicht, dass das produktiv ist. Zudem berührt diese übliche Art von Aufgabenmanagement weitere Themen: Risiken und Zusatzarbeit infolge nichtaktueller oder nichtverfügbarer Informationen, die Produktivität und Qualität  von Projektarbeit, Vertretungsregelungen, Aufwand für internes Marketing etc. Aus meiner Sicht ist hier eine neue Arbeitsweise sinnvoll. Wir werden die gelben Zettel nicht ablösen – aber wir können Protokolle, interne E-Mails, unterschiedliche Werkzeuge für das Projektmanagement erheblich reduzieren. Wir bei staffadvance haben das getan,
wir setzen eine E-Collaboration Software ein. Begleitend mit der schrittweisen Einführung  habe ich die damit verbundene Veränderung aktiv gestaltet. Im Nachhinein lässt sich festhalten, was davon wirksam war:

  • Eine Bewusstheit dafür schaffen, wie wir im Arbeitsalltag mit Informationen im Arbeitsalltag umgehen und was "Informationen" alles sind (Aktivitäten, Support-Anfragen, Telefonate, E-mails, Aufgaben, Festlegungen, Abprachen, ...)
  • gemeinsam Regeln für den Umgang mit Informationen aufstellen (Was ist wie zu dokumentieren)
  • nur EINE Software für E-Collaboration für ALLES im Rahmen der Geschäftsprozesse, Vorgänge, Themen und Projekte nutzen
  • Die Nutzung der Software durchsetzen.

Das Ergebnis für mich persönlich ist: Ich führe nur eine einzige Aufgabenliste. Ich weiß, wie andere ihre Aufgabenlisten führen und kann mich darauf einstellen. Ich kann mich darauf verlassen, dass Vertretungsregeln nicht nur auf dem Papier stehen, sondern durch Dokumentationen vorbereitet sind. Gelbe Post-it-Zettel nutzen wir weiterhin, jedoch viel seltener als zuvor.

Software für e-Collaboration

Erstaunlich finde ich, wie weit verbreitet immer noch Projektarbeit bzw. Zusammenarbeit auf der Basis von E-Mail, Dateiablage auf einem Laufwerk, Aufgabenlisten in Excel und Protokollen sind. Im Zeitalter von leicht verfügbaren Software Tools für e-Collaboration wundert mich das sehr. Liegen doch die unschönen Effekte der herkömmlichen Arbeitsweise auf der Hand:

  • Die Suche nach Informationen und Dateien in E-Mail-Postfächern ist sehr fehleranfällig
  • Protokolle sind zumeist erst zeitversetzt verfügbar; erst im Nachhinein (wenn alle auseinander gelaufen sind) werden Unklarheiten bei Aufgabenstellungen sichtbar; was dann wiederum zur Protokoll- und Aufgabenkontrolle notwendig macht
  • Protokolle thematisieren naturgemäß die nächsten Schritte und Aufgaben, kaum aber langfristige Planungen
  • Aufgabenlisten in Excel sind regelmäßig noch eine zusätzliche Aufgabenliste für jeden Beteiligten und schon deshalb keine Lösung
  • Dateiablagen im Laufwerk sind sehr schnell nur noch abschreckend, Versionsprobleme und Unauffindbarkeit vorprogrammiert.

Angesichts einer solchen (unvollständigen) Auflistung, stellt sich die Frage nach dem Warum. Der Hinweis auf Gewohnheiten greift m.E. hier zu kurz. Ich wage die These, dass das Festhalten an den herkömmlichen Arbeitsweisen sehr viel mit Nicht-in-die-Verantwortung-gehen zu tun hat. Denn wer genauso arbeitet wie bisher üblich, kann sich ein falsches oder unangemessenes Vorgehen im Nachhinein kaum vorwerfen lassen. Derjenige muss seinen Kollegen und Projektteams auch nichts erklären oder Änderungen verargumentieren. Und für alle Beteiligten bleibt noch der jederzeit mögliche Rückzug in die Verantwortungsdiffussion.

Verantwortungsdiffussion entsteht, wenn...

  • Beteiligte eher reagieren als zu agieren und ihre Aufgaben lange voraus zu planen
  • Aufgaben nicht eindeutig personell zugeordnet sind
  • Ziele gar nicht oder unpräzise fixiert sind
  • Aufgaben nicht aus Zielen abgeleitet werden
  • beim Treffen von Entscheidungen unbeachtet bleibt, dass keine Entscheidung eine Entscheidung für den (u.U. nachteiligen) Status-quo ist
  • intransparent bleibt, welche (Projekt-)Beteiligten ihre Aufgaben vorausplanen und wer nur reagiert.

(Verantwortungsdiffussion ist im Übrigen sehr verbreitet, vor allem (und leider) im politischen und öffentlichen Bereich, wie an öffentlich finanzierten Großbaustellen leicht zu beobachten ist.)

Was wäre nun eine Alternative? Mit einer Software für e-Collaboration lassen sich viele unerwünschte Effekte reduzieren – wenn es denn gelingt, eine solche Software nicht nur punktuell für EIN Projekt einzusetzen, sondern flächendeckend für ALLE laufenden Themen, Projekte, Vorgänge und Aktivitäten. Mit dem punktuellen Einsatz für ein Projekt entsteht rasch die Müdigkeit, „noch ein Tool“ bedienen und mit Daten füllen zu müssen. Wird stattdessen eine solche Software konsequent „für alles“ eingesetzt, dann hat z.B. jeder Mitarbeiter genau eine Aufgabenliste - die sich automatisch aus allen Themen, Projekten, Geschäftsprozessen füllt. Ebenso ist für Transparenz gesorgt, was jeder eigentlich tut und wie reaktiv vs. agil wer ist. Allein das Aufgabenmanagement wird so auf ein völlig anderes Niveau gehoben.

Mit einem solchen Ansatz ist FROWIN entwickelt. An der Entwicklung dieser Software für e-Collaboration war und bin ich beteiligt. Interessenten verweise ich deshalb gern auf die entsprechende Website.