Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Auf dieser Seite erläutern wir, wie wir zu unserer These Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung kommen. Dazu erläutern wir, was Digitalisierung umfasst und wo die Stolpersteine liegen. Und natürlich, was wir für unsere Kunden tun.

Digitalisierung ist für viele Organisationen der aktuell wichtigste Treiber für Zukunftsfähigkeit. Unsere Erfahrung ist: Es braucht weitgehende Digitalisierung, ein bisschen davon macht eine Organisation nicht automatisch zukunftsfähig. Bei der Digitalisierung sind die zum einen IT-Systeme (Software, Hardware) betroffen und zum anderen ebenso Prozesse, Informationssicherheit und Datenschutz, manchmal auch Strukturen und Geschäftsmodell, sie verändert Führung und Zusammenarbeit fundamental. Im Ergebnis dessen überlagern sich mehrere Themen. Und genau das macht Digitalisierung so komplex.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung
Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Unser Leistungen zur Digitalisierungsberatung:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Nachfolgend finden sich ein paar FAQ’s, deren Antworten einen Eindruck von unserer Arbeits- und Denkweise geben sollen.

Warum sollten wir bei Digitalisierung an mehr als an neue IT-Systeme (Software und Hardware) denken?

In den letzten 20 Jahren ist die Digitalisierung über mehrere Branchen hinweg gezogen. Dabei ließ sich beobachten, wie sich Nachfrage und Erwartungen von Kunden genauso veränderten wie die gesamte Wettbewerbskonstellation. Daraus ergaben weitreichende Auswirkungen auf Geschäftsmodelle und die Art, wie die Unternehmen organisiert sind. Also eben weit mehr als Auswirkungen nur auf IT-Systeme.

Was braucht es, damit unsere Digitalisierung gelingt?

Damit Digitalisierung gelingt, braucht es einen 360° Fokus auf die gesamte Organisation. Wichtige Perspektiven sind Prozesse, IT-Systeme, Risiken, Führung, Zusammenarbeit, Struktur und Geschäftsmodell. Die Annahme, dass Digitalisierung sich nur auf Teilbereiche auswirken würde, kann zum Beispiel zu erheblichem Widerstand bei Betroffenen oder schleppendem Vorankommen der Projekte führen.

Was sind typische Hindernisse bei der Digitalisierung?

Es gibt zwei falsche Annahmen, die erstaunlich verbreitet sind. Erstens ist da die Annahme, es handele sich eigentlich nur um eine Softwareeinführung. Und zweitens gibt es den Glauben an eine Planbarkeit. Häufige Stolpersteine sind fehlende Einbindung der Mitarbeiter*innen, unterbleibende Nachjustierung von Zielen, die Bereitstellung unzureichender personeller und zeitlicher Ressourcen für die Implementierung, das Ignorieren der Auswirkungen auf Psyche und Arbeitsbeziehungen, … und noch einiges mehr.

Wie lange dauert es, bis unser Unternehmen digitalisiert ist?

Das lässt sich kaum vorhersagen. Eine passende Metapher für Digitalisierung ist ein unbekannter Weg. Man entscheidet sich für eine Richtung (Ziele). Es ist nicht bekannt, wie lang der Weg ist. Und auch nicht, welches Höhenprofil er hat. Deshalb ist ein Vorgehen in Iterationen mit regelmäßigen Reviews und Reflexionen sinnvoll.

Prozessanalyse – was genau isst das?

Eine Prozessanalyse beinhaltet die systematische Erfassung aller Prozesse und deren Einschätzung aus Sicht der Digitalisierung. Dabei setzen wir etablierte Methoden aus dem Prozessmanagement ein. Hintergrund ist unsere Zertifizierung als Certified Business Process Professional CBPP®.

Was hat Prozessmanagement mit Digitalisierung zu tun?

Sehr viele Organisationen (d.h. Unternehmen, Behörden und NGO’s) sind noch weitestgehend funktional ausgerichtet. Dies manifestiert sich an Organigrammen, Organisationsanweisungen, Stellenbeschreibungen u.a.m. Dagegen ist die Ausrichtung nach Prozessen oft nur rudimentär ausgeprägt. So sind selbst wichtige Prozesse häufig unzureichend geklärt oder auf ein Team bzw. eine Abteilung beschränkt. Die Folgen werden dann an Schnittstellen sichtbar. Das sind denkbar ungünstige Voraussetzungen für die Digitalisierung.

„Ein unzureichendes Verständnis für die Prozesse ist eine denkbar ungünstige Voraussetzung für die Digitalisierung.“

Prozessmanagement kann – mit und ohne Digitalisierung – große Verbesserungen bei Produktivität, Kosten, Qualität, Wissensnutzung, Durchlaufzeiten, Kundenfokussierung u.a.m. ermöglichen. Die konsequente Einführung von bzw. Ausrichtung der ganzen Organisation auf Prozessmanagement ist eine echte Herausforderung. Sie erfordert eine Denkweise, die gänzlich konträr zu jener ist, mit der die meisten von uns sozialisiert sind. Denn Prozessmanagement ändert Führung, Zusammenarbeit und Entscheiden fundamental.

Wie können wir alle Mitarbeiter*innen mitnehmen?

Generell ist ein partizipativer Ansatz zu zu empfehlen: Transparenz über Ziele, Analyseergebnisse, Vorgehen, Veränderungen der Prozesse und Anforderungen schaffen Vertrauen und Orientierung für die Mitarbeiter*innen. Die Einbeziehung der jeweils Betroffenen  in die Gestaltung digitalisierter Prozesse bindet die Feldkompetenz der Mitarbeiter*innen und sorgt für Motivation. Ein konstruktiver Umgang mit Widerstand senkt Hemmschwellen und kann als Potenzial für weitere Optimierungen dienen.

Wie gegen jede Veränderung wird auch gegen Digitalisierung Widerstand auftreten. Die Antwort darauf sollten jedoch nicht faule Kompromisse im Sinne von „dann machen wir halt ein bisschen weniger Digitalisierung“ sein, sondern ein anderer Umgang mit den Widerständen. Basis dessen sollte stets die Klarheit sein: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Manche reden von Veränderung, andere von Transformation – Wortakrobatik oder Unterschied?

Unterschied. Bei einer Veränderung bleiben wir in unserem bisher gewohnten Denkrahmen, infolge einer Transformation ergeben sich völlig neue Grenzen, Möglichkeiten und Spielregeln. Der Sprung vom Festnetz-  zum (ersten) Mobiltelefon war eine Veränderung, denn im Kern ging es weiter ums Telefonieren, nur eben flexibler. Der Sprung vom Mobiltelefon zum Smartphone war eine Transformation. Das Telefonieren war nun nur noch eine von zahlreichen Funktionen. Zugleich entstanden komplett neue Dienstleistungen, die bisherigen (Branchen-) Grenzen von Anbietern lösten sich auf und neue Geschäftsmodelle wuchsen, dasjenige der Plattform ist wohl das prägnanteste. Eine Veränderung verbessert das bestehende System, die Transformation schafft ein neues Ökosystem. In vielen Branchen hat Digitalisierung das Potenzial über kurz oder lang eine Transformation zu bewirken.

Wie schnell tritt ein messbarer Nutzen ein?

Eine solche Frage (manchmal auch die nach dem ROI) gehört in die Welt von Veränderungen. In der Welt von Transformation braucht es andere Fragen – aus der Erkenntnis heraus, dass wir die neue Welt ja noch nicht kennen: Wie können wir kurzfristig welchen Nutzen generieren? Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich für uns? Wo liegen die Risiken und wie lassen sich diese reduzieren? Damit verbunden sind auch neue Denkmodelle (Nichtvorhersagbarkeit, …), Methoden (agiles Vorgehen, …) und Begriffe (Emergenz, …)

Welche Risiken sind mit Digitalisierung verbunden?

Das sind die systemischen Wechselwirkungen, die sich aus mehr Vernetzung und mehr IT-Infrastruktur ergeben. Und das sind nicht wenige und vor allem neuartige. Sie betreffen u.a. die Verfügbarkeit von IT-Systemen und die Vertraulichkeit von Daten.

Wie sind diese Risiken beherrschbar?

Eine sinnvolle Strategie ist natürlich immer Vorsorge auf der Basis solider Analysen von Infrastruktur, möglichen Fällen und systemischen Wechselwirkungen. Dafür liefern das Risikomanagement und Informationssicherheits-Managementsysteme die geeigneten Methoden und Systematiken.

Wie kann sich Digitalisierung auf unsere Prozesse auswirken?

Wenn Daten ohne Zeitverzug, Medienbrüche und Schnittstellen für alle berechtigten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig zur Verfügung stehen, dann können viele der bisherigen Zwischenschritte, Übergaben, doppelte Datenerfassungen und Kontrollen entfallen. Auch sind Entscheidungen anders möglich: (halb-) automatisiert oder verschoben von Führungskräften hin zu Mitarbeiter*innen. Software-gestützte Workflows laufen standardisiert ab anstatt dass jede*r Mitarbeiter*in einen eigenen Weg wählt. Das sind nur einige Beispiele.

Verändert Digitalisierung auch Führung und Zusammenarbeit?

Um es klar zu stellen: Ja. Infolge von Digitalisierung wandern viele Entscheidungen von Führungskräften hin zu Mitarbeiter*innen. Infolgedessen können Führungskräfte ihr Selbstverständnis, Entscheider zu sein, nicht mehr ausleben. Genauso reduziert sich der Informationsvorsprung der Führungskräfte infolge der Transparenz. Das hat fundamentale Auswirkungen auf die Mitarbeiterführung: Diskussionen auf Augenhöhe, Führen in verteilten Rollen, Entscheidungen auf der Basis von Kriterien bzw. partizipativen Entscheidungsverfahren, um nur einige zu nennen. Das sind Themen, die so manche Führungskräfte beunruhigen dürften.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unser Geschäftsmodell?

Digitalisierung kann durchaus auch zur Transformation des Geschäftsmodells führen. Denn es können sich Produkte und  Services wandeln. Es kann sich die Art der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten verändern. Es könnten neue Möglichkeiten emergent entstehen und bisherige Möglichkeiten erodieren.

Informationssicherheit – was ist das?

Informationssicherheit bezeichnet einen Zustand, in dem die Risiken für die Sicherheitsziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten und IT-Systemen durch angemessene Maßnahmen auf ein akzeptierbares Maß reduziert sind. Die Informationssicherheit umfasst neben der Sicherheit der IT-Systeme und der darin gespeicherten Daten auch die Sicherheit von nicht elektronisch verarbeiteten und gespeicherten Daten und Informationen.
Von herausgehobener Bedeutung ist hierbei das Ziel Verfügbarkeit der IT-Systeme. Hierunter fallen alle Vorkehrungen und Maßnahmen, um Fortgang der alltäglichen Arbeit auch in Krisen und Notfällen zu sichern. Das erwies sich im Moment der Corona-Krise als Achillesferse so mancher Organisation.

Wie können wir künftig Informationssicherheit gewährleisten?

Im Zuge der Digitalisierung braucht es Vorsorge zu Informationssicherheit und Datenschutz. Und zwar in viel größerem Umfang als bisher. Mittlerweile haben der regulatorische Rahmen und damit auch gesetzliche Haftungsregelungen eine neue Stufe erreicht. Viele Organisationen tun sich schwer damit, angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Aus unserer Sicht kann dies kaum verwundern, da es an praxistauglichen Anleitungen und Vorbildern mangelt. Demgegenüber mangels es jedoch nicht an mahnenden Zeigefingern. Es macht u.E. wenig Sinn, eine Organisation in einem Zug auf ein „hohes“ Niveau Informationssicherheit und Datenschutz zu heben. Das würde Hürden und Aufwand komplett ignorieren und damit zu einer Überdehnung der Ressourcen führen. Die Folgen wären u.a. ausgebrannte und frustrierte Mitarbeiter.
Wir empfehlen daher ein schrittweises Vorgehen mit einem ausbaufähigen Fundament und einem fortlaufenden Verbesserungszyklus.

Welchen Blick (werden) haben unsere Kunden und Partner auf Informationssicherheit?

Unternehmen, deren Kunden zu den Branchen sogenannter kritischer Infrastrukturen fallen, müssen damit rechnen, demnächst Fragen und Auflagen zur Informationssicherheit von ihren Kunden zu erhalten. Wer frühzeitig in dieses Thema investiert, dürfte sich einen wettbewerblichen und zeitlichen Vorteil sichern.

Angenommen, wir gehen den Weg der Digitalisierung nicht mit. Was passiert dann?

Das kann durchaus Sinn machen. Wenn Sie – z.B. als Gründen einer fehlenden Nachfolgeregelung – ihr Unternehmen in den nächsten Jahren herunter fahren. Unternehmen, die langfristig weiter existieren möchten, brauchen ein nachhaltiges Geschäftsmodell – und das ist ohne Digitalisierung kaum möglich.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Was bringt staffadvance mit?

Unsere Kunden unterstützen wir mit Knowhow, Zeit und Unabhängigkeit. Konsequenterweise ist unsere Arbeit an der Digitalisierung für unsere Kunden selbst digitalisiert. Dafür setzen wir unsere Plattform FROWIN ein und nutzen weitere Tools für verschiedene Zwecke. Es ist uns ein zentrales Anliegen, Digitalisierung als Transformation der ganzen Organisation zu betrachten. Deshalb arbeiten wir mit einer 360° Perspektive auf die Organisation.

staffadvance ist selbst einen langen Weg der Digitalisierung gegangen. Wir haben dabei eine Menge erlebt: Erstens Freude über Fortschritte. Zweitens Frustration über Rückschläge, Irrtümer und Sackgassen. Drittens immer wieder auch Zweifel. Viertens haben wir uns iterativ vorgetastet. Und zwar mit ausprobieren, auswerten und nachjustieren. Das wichtigste, was wir gelernt haben: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Blogposts