Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Digitalisierung ist für viele Organisationen der aktuell wichtigste Treiber für Zukunftsfähigkeit. Deshalb sagen wir: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung, ein Stück Digitalisierung macht eine Organisation nicht automatisch zukunftsfähig. Digitalisierung betrifft die IT-Systeme (Software, Hardware) und daneben ebenso Prozesse, Informationssicherheit und Datenschutz, manchmal auch Strukturen und Geschäftsmodell, sie verändert Führung und Zusammenarbeit fundamental. Die damit einhergehende Überlagerung mehrerer Themen macht Digitalisierung so komplex.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung
Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Unser Leistungen zur Digitalisierungsberatung:

Nachfolgend finden sich ein paar FAQ’s, deren Antworten einen Eindruck von unserer Arbeits- und Denkweise geben sollen.

Warum sollten wir bei Digitalisierung an mehr als an neue IT-Systeme (Software und Hardware) denken?

Nach allem, was wir in den letzten 20 Jahren bei der Digitalisierung einzelner Branchen beobachten konnten, sind – neben IT-Systemen – mehrere Perspektiven betroffen: Prozesse, Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, Risiken (Informationssicherheit, Datenschutz),  Führung, (Methoden der) Zusammenarbeit – und infolgedessen auch Geschäftsmodelle und Organisationsstruktur.

Was braucht es, damit unsere Digitalisierung gelingt?

Damit Digitalisierung gelingt, braucht es einen 360° Fokus auf Prozesse, IT-Systeme, Risiken, Führung, Zusammenarbeit, Struktur und Geschäftsmodell. Die Annahme, dass Digitalisierung sich nur auf Teilbereiche auswirken würde, kann zu Widerstand von Betroffenen, schleppendem Vorankommen und weiteren negativen Auswirkungen führen.

Was sind typische Denkfehler und Stolpersteine auf dem Weg in die Digitalisierung?

Die beiden wichtigsten Denkfehler sind die Reduktion auf Softwareeinführung und der Glaube an Planbarkeit. Häufige Stolpersteine sind fehlende Einbindung der Mitarbeiter*innen, unterbleibende Nachjustierung von Zielen und nächsten Meilensteinen, die Bereitstellung unzureichender personeller und zeitlicher Ressourcen für die Implementierung, das Ignorieren der Auswirkungen auf Psyche und Arbeitsbeziehungen, … und noch einiges mehr.

Wie lange dauert es, bis unser Unternehmen digitalisiert ist?

Das lässt sich kaum vorhersagen. Letztlich ist Digitalisierung als Weg zu verstehen, den man in eine Richtung (Ziele) geht, von dem jedoch nicht bekannt ist, wie lang er ist und welches Profil er hat. Deshalb ist das Vorgehen in Iterationen mit regelmäßigen Reviews und Reflexionen sinnvoll.

Was ist eigentlich eine „Prozessanalyse“?

Eine Prozessanalyse beinhaltet die systematische Erfassung aller Prozesse und deren Einschätzung aus Sicht der Digitalisierung. Dabei setzen wir etablierte Methoden aus dem Prozessmanagement ein. Hintergrund ist unsere Zertifizierung als Certified Business Process Professional CBPP®.

Was hat Prozessmanagement mit Digitalisierung zu tun?

Sehr viele Organisationen (d.h. Unternehmen, Behörden und NGO’s) sind noch weitestgehend funktional ausgerichtet. Dies manifestiert sich an Organigrammen, Organisationsanweisungen, Stellenbeschreibungen u.a.m. Dagegen ist die Ausrichtung nach Prozessen oft nur rudimentär ausgeprägt. So sind selbst wichtige Prozesse häufig unzureichend geklärt oder auf ein Team bzw. eine Abteilung beschränkt. Die Folgen werden dann an Schnittstellen sichtbar. Das sind denkbar ungünstige Voraussetzungen für die Digitalisierung.

„Ein unzureichendes Verständnis für die Prozesse ist eine denkbar ungünstige Voraussetzung für die Digitalisierung.“

Prozessmanagement kann – mit und ohne Digitalisierung – große Verbesserungen bei Produktivität, Kosten, Qualität, Wissensnutzung, Durchlaufzeiten, Kundenfokussierung u.a.m. ermöglichen. Die konsequente Einführung von bzw. Ausrichtung der ganzen Organisation auf Prozessmanagement ist eine echte Herausforderung. Sie erfordert eine Denkweise, die gänzlich konträr zu jener ist, mit der die meisten von uns sozialisiert sind. Denn Prozessmanagement ändert Führung, Zusammenarbeit und Entscheiden fundamental.

Wie können wir alle Mitarbeiter*innen mitnehmen?

Generell ist ein partizipativer Ansatz zu zu empfehlen: Transparenz über Ziele, Analyseergebnisse, Vorgehen, Veränderungen der Prozesse und Anforderungen schaffen Vertrauen und Orientierung für die Mitarbeiter*innen. Die Einbeziehung der jeweils Betroffenen  in die Gestaltung digitalisierter Prozesse bindet die Feldkompetenz der Mitarbeiter*innen und sorgt für Motivation. Ein konstruktiver Umgang mit Widerstand senkt Hemmschwellen und kann als Potenzial für weitere Optimierungen dienen.

Wie gegen jede Veränderung wird auch gegen Digitalisierung Widerstand auftreten. Die Antwort darauf sollten jedoch nicht faule Kompromisse im Sinne von „dann machen wir halt ein bisschen weniger Digitalisierung“ sein, sondern ein anderer Umgang mit den Widerständen. Basis dessen sollte stets die Klarheit sein: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Manche reden von Veränderung, andere von Transformation – Wortakrobatik oder Unterschied?

Unterschied. Bei einer Veränderung bleiben wir in unserem bisher gewohnten Denkrahmen, infolge einer Transformation ergeben sich völlig neue Grenzen, Möglichkeiten und Spielregeln. Der Sprung vom Festnetz-  zum (ersten) Mobiltelefon war eine Veränderung, denn im Kern ging es weiter ums Telefonieren, nur eben flexibler. Der Sprung vom Mobiltelefon zum Smartphone war eine Transformation. Das Telefonieren war nun nur noch eine von zahlreichen Funktionen. Zugleich entstanden komplett neue Dienstleistungen, die bisherigen (Branchen-) Grenzen von Anbietern lösten sich auf und neue Geschäftsmodelle wuchsen, dasjenige der Plattform ist wohl das prägnanteste. Eine Veränderung verbessert das bestehende System, die Transformation schafft ein neues Ökosystem. In vielen Branchen hat Digitalisierung das Potenzial über kurz oder lang eine Transformation zu bewirken.

Wie schnell tritt ein messbarer Nutzen ein?

Eine solche Frage (manchmal auch die nach dem ROI) gehört in die Welt von Veränderungen. In der Welt von Transformation braucht es andere Fragen – aus der Erkenntnis heraus, dass wir die neue Welt ja noch nicht kennen: Wie können wir kurzfristig welchen Nutzen generieren? Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich für uns? Wo liegen die Risiken und wie lassen sich diese reduzieren? Damit verbunden sind auch neue Denkmodelle (Nichtvorhersagbarkeit, …), Methoden (agiles Vorgehen, …) und Begriffe (Emergenz, …)

Welche Risiken sind mit Digitalisierung verbunden?

Das sind die systemischen Wechselwirkungen, die sich aus mehr Vernetzung und mehr IT-Infrastruktur ergeben. Und das sind nicht wenige und vor allem neuartige. Sie betreffen u.a. die Verfügbarkeit von IT-Systemen und die Vertraulichkeit von Daten.

Wie sind diese Risiken beherrschbar?

Eine sinnvolle Strategie ist natürlich immer Vorsorge auf der Basis solider Analysen von Infrastruktur, möglichen Fällen und systemischen Wechselwirkungen. Dafür liefern das Risikomanagement und Informationssicherheits-Managementsysteme die geeigneten Methoden und Systematiken.

Welche Auswirkungen hat Digitalisierung auf unsere Prozesse?

Wenn Daten ohne Zeitverzug, Medienbrüche und Schnittstellen für alle berechtigten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig zur Verfügung stehen, dann können viele der bisherigen Zwischenschritte, Übergaben, doppelte Datenerfassungen und Kontrollen entfallen. Auch sind Entscheidungen anders möglich: (halb-) automatisiert oder verschoben von Führungskräften hin zu Mitarbeiter*innen. Software-gestützte Workflows laufen standardisiert ab anstatt dass jede*r Mitarbeiter*in einen eigenen Weg wählt. Das sind nur einige Beispiele.

Welche Auswirkungen hat Digitalisierung auf Führung und Zusammenarbeit?

Wenn viele Entscheidungen von Führungskräften hin zu Mitarbeiter*innen wandern, können Führungskräfte ihr Selbstverständnis, Entscheider zu sein, nicht mehr ausleben. Ebenso reduziert sich der Informationsvorsprung der Führungskräfte infolge der Transparenz. Das hat fundamentale Auswirkungen auf die Art von Führen und Geführt-werden: Diskussionen auf Augenhöhe, Führen in verteilten Rollen, Entscheidungen auf der Basis von Kriterien bzw. partizipativen Entscheidungsverfahren… alle neue Themen, die so manche Führungskräfte beunruhigen dürften.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unser Geschäftsmodell?

Wenn sich Produkte / Services / Wertangebote, Zielgruppen, die Art der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten u.a.m. verändern, neue Möglichkeiten emergent entstehen und bisherige Möglichkeiten erodieren, und all das auch noch in systemischen Wechselwirkungen, dann nennt man das Transformation des Geschäftsmodells.

Was bedeutet eigentlich Informationssicherheit?

Informationssicherheit bezeichnet einen Zustand, in dem die Risiken für die Sicherheitsziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten und IT-Systemen durch angemessene Maßnahmen auf ein akzeptierbares Maß reduziert sind. Die Informationssicherheit umfasst neben der Sicherheit der IT-Systeme und der darin gespeicherten Daten auch die Sicherheit von nicht elektronisch verarbeiteten und gespeicherten Daten und Informationen.

Von herausgehobener Bedeutung ist hierbei das Ziel Verfügbarkeit der IT-Systeme. Hierunter fallen alle Vorkehrungen und Maßnahmen, um Fortgang der alltäglichen Arbeit auch in Krisen und Notfällen zu sichern. Das erwies sich im Moment der Corona-Krise als Achillesferse so mancher Organisation.

Wie können wir künftig Informationssicherheit gewährleisten?

Im Zuge der Digitalisierung braucht es Vorsorge zu Informationssicherheit und Datenschutz – weit mehr als bisher. Mittlerweile haben der regulatorische Rahmen und damit auch die Haftung eine neue Stufe erreicht. Viele Organisationen tun sich schwer damit, angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Aus unserer Sicht kann dies kaum verwundern, da es an praxistauglichen Anleitungen und Vorbildern mangelt, nicht jedoch an mahnenden Zeigefingern und einer unüberschaubaren Flut von Maßnahme-Empfehlungen. Es macht u.E. wenig Sinn, eine Organisation in einem Zug auf ein „hohes“ Niveau Informationssicherheit und Datenschutz zu heben. Das würde Hürden und Aufwand komplett ignorieren und damit zu einer Überdehnung der Ressourcen führen. Die Folgen wären u.a. ausgebrannte und frustrierte Mitarbeiter.
Wir empfehlen daher ein schrittweises Vorgehen mit einem ausbaufähigen Fundament und einem fortlaufenden Verbesserungszyklus. So ist es leichter möglich, …

Welchen Blick (werden) haben unsere Kunden und Partner auf Informationssicherheit?

Unternehmen, deren Kunden zu den Branchen sogenannter kritischer Infrastrukturen fallen, müssen damit rechnen, demnächst Fragen und Auflagen zur Informationssicherheit von ihren Kunden zu erhalten. Wer frühzeitig in dieses Thema investiert, dürfte sich einen wettbewerblichen und zeitlichen Vorteil sichern.

Was passiert, wenn wir den Weg der Digitalisierung nicht mitgehen?

Das kann durchaus Sinn machen. Wenn Sie – z.B. als Gründen einer fehlenden Nachfolgeregelung – ihr Unternehmen in den nächsten Jahren herunter fahren möchten, mit sich ausschleichenden Umsätzen parallel zu ihrem stufenweisen Rückzug aus dem Arbeitsleben. Unternehmen, die langfristig weiter existieren möchten, brauchen ein nachhaltiges Geschäftsmodell – und das ist ohne Digitalisierung kaum möglich.

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Was bringt staffadvance mit?

Wir unterstützen unsere Kunden mit Knowhow, Zeit und Unabhängigkeit. Auch unsere eigene Arbeit ist digitalisiert: wir setzen das Projektmanagement-Tool FROWIN ein und nutzen für einzelne Methoden weitere Tools. Uns ist es ein Anliegen, Digitalisierung als Transformation der ganzen Organisation zu betrachten und nicht auf die Einführung einer Software zu reduzieren. Deshalb arbeiten wir mit einer 360° Perspektive auf die Organisation.

Wir selbst sind als Unternehmen einen langen Weg der Digitalisierung gegangen. Wir haben uns gefreut über Fortschritte. Wir haben uns geärgert über Rückschläge, Irrtümer und Sackgassen. Wir haben mehr als einmal gezweifelt. Wir haben versucht, zu lernen aus beidem. Das wichtigste, was wir gerelnt haben: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung