Anzahl der Teilnehmer*innen
Wie viele Teilnehmer*innen verträgt ein Meeting?
Die Anzahl der Teilnehmerinnen hat erhebliche Auswirkungen auf die Meeting Effektivität. Meetings in kleiner Runde bieten viele Vorteile. Was aber ist die optimale Anzahl der Teilnehmerinnen? Nach unten ist die Anzahl begrenzt durch die Zusammenführung der relevanten Feldkompetenz und Teamgröße. So bleibt die Frage, wann es zu viele Teilnehmer*innen sind. Einige Untersuchungen haben ergeben, dass die Meeting Effektivität ab dem siebten Teilnehmerin um 10% pro weiteren Teilnehmerin sinkt. Denn ein produktives Meeting braucht Raum für Beteiligung und gute Verbindung zueinander. Die Rechnung hierfür ist recht einfach. Mehr Beteiligte bedeuten prozentual weniger Redeanteile. Gewiss hat jede*r schon einmal eine Diskussion mit vielen Beteiligten erlebt. Dann zeigt sich, wie anstrengend es ist, der Diskussion zu folgen. Denn mehr Beteiligte führt zu weniger eigenen Redebeiträgen.
Daher sollten Sie sich als Meetingleiter*in der Frage stellen, wen es wirklich für das Meeting braucht. Und wer verzichtbar ist. Hier ein paar Idee, wie das funktionieren kann:
- So lassen sich Agenda-Punkte, die ausschließlich einer Informationsweitergabe dienen, in asynchrone Formate (Email, Audio Video) verlegen.
- Für wen sind die Ergebnisse des Meetings relevant, ohne dass diese Personen selbst mit diskutieren (müssen)? Dann sollte es Wege geben, wie diese Personen einfach und schnell an die Dokumentation kommen – ohne selbst am Meeting teilnehmen zu müssen.
- Lassen sich einzelne Themen in andere Formate ausklinken?
- Sind einzelne durchaus gewünschte bzw. erforderliche Perspektiven durch mehr als eine Person vertreten? Auch hier lässt sich die Anzahl reduzieren.
- Wer ist nur deswegen dabei, weil sie/er eine höhere Hierarchieposition inne hat? Ist das wirklich erforderlich für die Belastbarkeit von Entscheidungen?
- Wer ist dabei, weil sie/er schon immer dabei war?
Fazit: Ein Meeting sollte idealerweise 3-7 Teilnehmerinnen haben. Meetings ab 10 Teilnehmerinnen sind kritisch zu sehen. Denn mit der Zahl der Beteiligten sinkt die Meeting Effektivität dramatisch.
