Meeting-Overload: Eine Meeting-Inventur als Lösung

Zunächst einmal muss sich eine Organisation überlegen, wie viele und welche Meetings wirklich notwendig sind. Wie dies möglich ist, behandeln wir in einem der nächsten Blogposts. Doch auch eine einzelne Führungskraft kann etwas tun. Eine Möglichkeit ist eine „Meeting Inventur“. Diese umfasst sechs Fragen, die zu jedem Meeting gestellt werden sollten:

• Was ist der übergreifende Sinn dieses Meetings? Lässt sich dieser Sinn auf anderem Wege erfüllen?

• Welche Personen braucht es nicht in diesem Meeting, wenn Informationen aus dem Meeting auf anderem Wege zu ihnen gelangen?

• Welche Jour-fixes für zwei Teilnehmende entstehen eigentlich erst durch Micromanagement oder sind notwendig infolge unzureichender Rollenklärung?

• Welche Meetings könnte ich kürzen oder streichen, wenn ich Verantwortung und Entscheidungskompetenzen delegieren würde?

• Welche Meetings ließen sich zeitlich kürzen durch bessere Steuerung der Gespräche?

• Welche Meetings könnte ich kürzen oder loslassen, indem ich klare Zielvorgaben zu Projekten machen würde?

Mit diese Fragen kann jede Führungskraft eine Inventur aller ihrer Meetings durchführen. Und dabei herausfinden, welche Meetings wirklich erforderlich sind und welche sich streichen oder kürzen lassen. Eine solche Inventur kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Effektivität der Meetings erhöhen. Und zwar indem sichergestellt wird, dass nur die notwendigen Personen anwesend sind und das Meeting zielgerichtet und effizient abläuft.

Es ist wichtig zu betonen, dass Meetings trotz allem eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag spielen. Sie bieten die Möglichkeit zum Austausch, zur Entscheidungsfindung und zur Zusammenarbeit. Eine Meeting Inventur sollte daher nicht als Mittel zur vollständigen Abschaffung von Meetings betrachtet werden, sondern als Möglichkeit, die Anzahl und Dauer der Meetings zu reduzieren und gleichzeitig ihre Effektivität zu steigern.

Insgesamt kann eine Meeting Inventur dazu beitragen, Zeit und Stress zu sparen und die Effektivität von Meetings zu erhöhen. Indem Führungskräfte sich überlegen, welche Meetings wirklich notwendig sind, können sie ihre Zeit und die Zeit ihrer Mitarbeiter effizienter nutzen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren.