Prozessmanagement – hilfreich im Arbeitsalltag

Prozessmanagement soll hilfreich im Arbeitsalltag sein.

Digitalisierung ist für viele Organisationen der aktuell wichtigste Treiber für Zukunftsfähigkeit. Unsere Erfahrung ist: Dafür braucht es ein leistungsfähiges Prozessmanagement. Dass heißt für uns: Prozessdokumentationen, die von Mitarbeiter*innen als hilfreich angenommen sind. Prozesslandkarten, die für Transparenz sorgen und Entscheidungen unterstützen. Etablierte Methoden, um digitalisierbare SOLL-Prozesse zu entwickeln.

Unser Leistungen zum Prozessmanagement:

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

Digital Check

Sie möchten heraus finden, wie „gut“ die Digitalisierung in Ihrer Organisation ist? Dann nutzen Sie unser Self Service Tool Digital Check – kostenfrei und unverbindlich.

Was hat Prozessmanagement mit Digitalisierung zu tun?

Sehr viele Organisationen (d.h. Unternehmen, Behörden und NGO’s) sind noch weitestgehend funktional ausgerichtet. Dies manifestiert sich an Organigrammen, Organisationsanweisungen, Stellenbeschreibungen u.a.m. Dagegen ist die Ausrichtung nach Prozessen oft nur rudimentär ausgeprägt. So sind selbst wichtige Prozesse häufig unzureichend geklärt oder auf ein Team bzw. eine Abteilung beschränkt. Die Folgen werden dann an Schnittstellen sichtbar. Das sind denkbar ungünstige Voraussetzungen für die Digitalisierung.

„Ein unzureichendes Verständnis für die Prozesse ist eine denkbar ungünstige Voraussetzung für die Digitalisierung.“

Prozessmanagement kann – mit und ohne Digitalisierung – große Verbesserungen bei Produktivität, Kosten, Qualität, Wissensnutzung, Durchlaufzeiten, Kundenfokussierung u.a.m. ermöglichen. Die konsequente Einführung von bzw. Ausrichtung der ganzen Organisation auf Prozessmanagement ist eine echte Herausforderung. Sie erfordert eine Denkweise, die gänzlich konträr zu jener ist, mit der die meisten von uns sozialisiert sind. Denn Prozessmanagement ändert Führung, Zusammenarbeit und Entscheiden fundamental.

Prozessanalyse – was genau ist das?

Eine Prozessanalyse beinhaltet die systematische Erfassung aller Prozesse und deren Einschätzung aus Sicht der Digitalisierung. Dabei setzen wir etablierte Methoden aus dem Prozessmanagement ein. Hintergrund ist unsere Zertifizierung als Certified Business Process Professional CBPP®.

Wie können wir alle Mitarbeiter*innen mitnehmen?

Generell ist ein partizipativer Ansatz zu zu empfehlen: Transparenz über Ziele, Analyseergebnisse, Vorgehen, Veränderungen der Prozesse und Anforderungen schaffen Vertrauen und Orientierung für die Mitarbeiter*innen. Die Einbeziehung der jeweils Betroffenen  in die Gestaltung digitalisierter Prozesse bindet die Feldkompetenz der Mitarbeiter*innen und sorgt für Motivation. Ein konstruktiver Umgang mit Widerstand senkt Hemmschwellen und kann als Potenzial für weitere Optimierungen dienen.

Wie gegen jede Veränderung wird auch gegen Digitalisierung Widerstand auftreten. Die Antwort darauf sollten jedoch nicht faule Kompromisse im Sinne von „dann machen wir halt ein bisschen weniger Digitalisierung“ sein, sondern ein anderer Umgang mit den Widerständen. Basis dessen sollte stets die Klarheit sein: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Wie schnell tritt ein messbarer Nutzen ein?

Eine solche Frage (manchmal auch die nach dem ROI) gehört in die Welt von Veränderungen. In der Welt von Transformation braucht es andere Fragen – aus der Erkenntnis heraus, dass wir die neue Welt ja noch nicht kennen: Wie können wir kurzfristig welchen Nutzen generieren? Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich für uns? Wo liegen die Risiken und wie lassen sich diese reduzieren? Damit verbunden sind auch neue Denkmodelle (Nichtvorhersagbarkeit, …), Methoden (agiles Vorgehen, …) und Begriffe (Emergenz, …)

Wie wirkt sich Prozessmanagement auf Führung und Zusammenarbeit aus?

Um es klar zu stellen: Ja. Infolge der Prozessoptimierung wandern viele Entscheidungen von Führungskräften hin zu Mitarbeiter*innen. So können Führungskräfte ihr Selbstverständnis, Entscheider zu sein, nicht mehr ausleben. Genauso reduziert sich der Informationsvorsprung Einzelner infolge der Transparenz. Das hat fundamentale Auswirkungen auf die Mitarbeiterführung: Diskussionen auf Augenhöhe, Führen in verteilten Rollen, Entscheidungen auf der Basis von Kriterien bzw. partizipativen Entscheidungsverfahren, um nur einige zu nennen. Das sind Themen, die so manche Führungskräfte beunruhigen dürften.

Erklärvideo: Wie Digitalisierung Prozesse und Kultur verändert

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Was sind typische Hindernisse bei der Digitalisierung?

Es gibt zwei falsche Annahmen, die erstaunlich verbreitet sind. Erstens ist da die Annahme, es handele sich eigentlich nur um eine Softwareeinführung. Und zweitens gibt es den Glauben an eine Planbarkeit. Häufige Stolpersteine sind fehlende Einbindung der Mitarbeiter*innen, unterbleibende Nachjustierung von Zielen, die Bereitstellung unzureichender personeller und zeitlicher Ressourcen für die Implementierung, das Ignorieren der Auswirkungen auf Psyche und Arbeitsbeziehungen, … und noch einiges mehr.

Welche Risiken sind mit Digitalisierung verbunden?

Das sind die systemischen Wechselwirkungen, die sich aus mehr Vernetzung und mehr IT-Infrastruktur ergeben. Und das sind nicht wenige und vor allem neuartige. Sie betreffen u.a. die Verfügbarkeit von IT-Systemen und die Vertraulichkeit von Daten.

Wie sind diese Risiken beherrschbar?

Eine sinnvolle Strategie ist natürlich immer Vorsorge auf der Basis solider Analysen von Infrastruktur, möglichen Fällen und systemischen Wechselwirkungen. Dafür liefern das Risikomanagement und Informationssicherheits-Managementsysteme die geeigneten Methoden und Systematiken.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unser Geschäftsmodell?

Digitalisierung kann durchaus auch zur Transformation des Geschäftsmodells führen. Denn es können sich Produkte und  Services wandeln. Es kann sich die Art der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten verändern. Es könnten neue Möglichkeiten emergent entstehen und bisherige Möglichkeiten erodieren.

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Was wir mitbringen

Wir lieben klar geordnete und transparente Prozesse.

Unser Blick auf eine Organisation hat eine 360° Perspektive. Das heißt, wir schauen nicht nur auf Prozesse und Prozessmanagement, sondern zugleich auf andere Themen. Denn viele Probleme, Konflikte und Verstrickungen entstehen in systemischen Wechselwirkungen.

staffadvance ist selbst einen langen Weg beim Prozessmanagement gegangen. Wir haben dabei eine Menge erlebt: Erstens Freude über Fortschritte. Zweitens Frustration über Rückschläge, Irrtümer und Sackgassen. Drittens immer wieder auch Zweifel. Viertens haben wir uns iterativ vorgetastet. Und zwar mit ausprobieren, auswerten und nachjustieren. Das wichtigste, was wir gelernt haben: Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung.

Zukunftsfähigkeit braucht weitgehende Digitalisierung

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