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Fallstudie: Projektevaluation

Ausgangssituation: Bisher war es üblich, Projekte ohne Evaluation zu beenden. Ein Projektende war häufig nicht für jeden Beteiligten sichtbar, Erfahrungen blieben an Einzelpersonen gebunden. Unsere Intervention: Bei einem – absehbar ersten von mehreren Veränderungsprojekten, einer Geschäftsprozessreorganisation, - führten wir einen eintägigen Workshop mit 12 der 15 wichtigsten Projektbeteiligten durch. In einer ersten Sequenz ließen wir…
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Warum tun wir uns so schwer mit Veränderungen?

Die Auflistung von Veränderungsbedarf in einer Organisation ist ein leichte Übung. Entscheidend ist jedoch: Warum tun wir uns so schwer mit Veränderungen?

Es gibt eine Menge kreativer Methoden, mit denen sich Veränderungsbedarf für ein Unternehmen identifizieren lassen. Manche sind eher beschreibend (z. B. SWOT-Analyse oder Problemauflistung mittels MindMap), andere versuchen in die Tiefe zu analysieren (z.B. Problembäume). Wer Diskussionen dazu schon einmal im Workshop erlebt hat, dürfte sich über die Energie gefreut haben. Die Diskutanten sind im Regelfall engagiert bei der Sache.

Nach meiner Erfahrung hat solches Vorgehen zwei entscheidende Nachteile:

  • Wir denken genauso weiter, wie wir bisher dachten, d.h. wir bleiben in unseren bisherigen Denkmustern.
  • Wir forschen nicht danach, WARUM die Umsetzung neuer Dinge in unserem Unternehmen so schwer fällt.

Etwas ausführlicher.
Erstens. Wir denken genauso weiter, wie wir bisher dachten. D.h. wir bleiben in unseren bisherigen Denkmustern. Wir folgen gedanklich denselben Pfaden, auf denen wir das jetzige Problem kreiert haben. Mit hoher Wahrscheinlichkeit entstehen auf diese Weise Problemverschiebungen, Mehr-desselben-Lösungen oder Noch-mehr-anstrengen-Lösungen. Um aus den gewohnten Denkmustern heraus zu kommen, eignen sich systemische Methoden (systemische Fragen, Wirkungsnetzte etc.), TOC  oder ein systematisches Vorgehen wie SMART-Ziele oder Sollprozessentwicklung.

Zweitens. Wir forschen nicht danach, WARUM die Umsetzung neuer Dinge in unserem Unternehmen so schwer fällt. Wir mögen eine gute Lösung haben (bzw. schätzen unsere Lösung so sein) – erst bei der Umsetzung wird sich zeigen, wie „gut“ sie tatsächlich ist. So manche Lösung geht im Kern vom sogenannten Maschinenmodell aus, also der Vorstellung, Personen und Gruppen würden auf Anweisung exakt das gewünschte ausführen. Zu Antworten, warum wir zwar Wissensriesen, aber zugleich Umsetzungszwerge  sind, können z.B. solche Fragen führen: Wer hat welchen Nutzen vom Fortbestehen des jetzigen Problems? Wer würde bei einer Veränderung was verlieren? Wer hat eigentlich wirklich mit der jetzigen Situation ein Problem?

Projektmanagement via E-Mail©

Ich habe eine Projektmanagement-Methode entdeckt! Um Missverständnissen vorzubeugen: nicht entwickelt, sondern durch Beobachtung Anderer quasi identifiziert. Das Praktizieren dieser Methode lässt sich leicht erlernen, weil sie weitgehend intuitiv ist. Nachfolgend findet der geduldige Leser die 7 Grundprinzipien:

  • Rollen und Beteiligungsgrad der einzelnen Projektbeteiligten zu fixieren und allen zu Kenntnis zu geben, ist Zeitvergeudung und untergräbt womöglich Kreativität.
  • Jeder Projektbeteiligte muss über eine Software zum Senden und Empfangen von E-Mails verfügen. Individuelle  Arbeitsgewohnheiten, wie das Archivieren empfangener E-Mails in einem Ordner oder das Löschen der E-Mails nach Lesen unterliegen dem Respekt vor der Autonomie des Einzelnen.
  • Die Kernidee ist Transparenz, d.h. alle Projektbeteiligten durch intensive Nutzung der cc-Funktion über alle lfd. Dinge informiert zu halten.
  • Über Verwirrungen und Frustrationen Einzelner infolge ihrer cc-Einbindung in sie (vermeintlich) nicht interessierende Themen sind stressbedingt und ebenso höflich wie  souverän zu ignorieren – das vertut sich.
  • Zusammenfassungen des Projektstandes, insbesondere Terminketten, Klärungsbedarfe und Festlegungen sind verzichtbare Redundanz, weil alle Projektbeteiligten jederzeit über denselben Kenntnisstand verfügen.
  • Telefonische Absprachen zu Einzelfragen sind und bleiben bilaterale Kommunikation.
  • Diskutierte und sich verändernde Dokumente werden als Anhang zu E-Mails verteilt. Mit gesundem Menschenverstand und der Suchfunktion im Posteingang findet ja jeder jederzeit die richtige Version.