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Probleme durch cc E-Mails

Zur Verwendung von E-Mails hatte ich bereits mehrfach getextet, u.a. zum Einsatz von E-Mails als Projektmanagement-Werkzeug. Etwas Sensibilität sollte nun um sich greifen in Anbetracht der jüngst aufgedeckten NSA-Spähaktivitäten. Eine ziemlich verbreitete Unsensibilität hat nun das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) aufgegriffen und bestraft: Die Versendung von E-Mails an Verteiler, wobei die Adressen im cc-Feld stehen und damit für alle Adressaten sichtbar sind. Den ganzen Text findet der Leser bei Heise.

Meine Gedaken dazu: Das cc-Feld gehört gestrichen! Ebenso wie "bcc". Stattdessen sollte es eine Option "an Verteiler" geben, die dem heutigen "bcc" entspricht. Notwendig ist auch den vielfach laxen Umgang mit personenbezogenen Daten zu thematisieren, was keinesfalls nur eine Aufgabe für Datenschutzbeauftragte ist. Zudem sind Lösungen gefragt, die solche Fehler wie oben beschrieben, von vorneherein ausschließen. Das leisten u.a. Collaboration Software Tools.

 

Software-unterstützte Zusammenarbeit im Team

Auf der Seite Team-Zusammenarbeit finden sich eine Reihe Tipps, wie sich mit E-Collaboration Software Tools (auch als Online Collaboration Software oder Web Collaboration Software bezeichnet) die Zusammenarbeit eines Teams, ob verteilt arbeitend oder nicht, gestalten und optimieren lässt. Ich staune eigentlich immer wieder, wie viel Produktivitätspotenzial brach liegt, weil die Arbeitsweisen eher individuell geprägt denn Teamorientiert sind. Wer also mehr davon lesen möchte, den verweise ich gern hierhin.

Software für e-Collaboration

Erstaunlich finde ich, wie weit verbreitet immer noch Projektarbeit bzw. Zusammenarbeit auf der Basis von E-Mail, Dateiablage auf einem Laufwerk, Aufgabenlisten in Excel und Protokollen sind. Im Zeitalter von leicht verfügbaren Software Tools für e-Collaboration wundert mich das sehr. Liegen doch die unschönen Effekte der herkömmlichen Arbeitsweise auf der Hand:

  • Die Suche nach Informationen und Dateien in E-Mail-Postfächern ist sehr fehleranfällig
  • Protokolle sind zumeist erst zeitversetzt verfügbar; erst im Nachhinein (wenn alle auseinander gelaufen sind) werden Unklarheiten bei Aufgabenstellungen sichtbar; was dann wiederum zur Protokoll- und Aufgabenkontrolle notwendig macht
  • Protokolle thematisieren naturgemäß die nächsten Schritte und Aufgaben, kaum aber langfristige Planungen
  • Aufgabenlisten in Excel sind regelmäßig noch eine zusätzliche Aufgabenliste für jeden Beteiligten und schon deshalb keine Lösung
  • Dateiablagen im Laufwerk sind sehr schnell nur noch abschreckend, Versionsprobleme und Unauffindbarkeit vorprogrammiert.

Angesichts einer solchen (unvollständigen) Auflistung, stellt sich die Frage nach dem Warum. Der Hinweis auf Gewohnheiten greift m.E. hier zu kurz. Ich wage die These, dass das Festhalten an den herkömmlichen Arbeitsweisen sehr viel mit Nicht-in-die-Verantwortung-gehen zu tun hat. Denn wer genauso arbeitet wie bisher üblich, kann sich ein falsches oder unangemessenes Vorgehen im Nachhinein kaum vorwerfen lassen. Derjenige muss seinen Kollegen und Projektteams auch nichts erklären oder Änderungen verargumentieren. Und für alle Beteiligten bleibt noch der jederzeit mögliche Rückzug in die Verantwortungsdiffussion.

Verantwortungsdiffussion entsteht, wenn...

  • Beteiligte eher reagieren als zu agieren und ihre Aufgaben lange voraus zu planen
  • Aufgaben nicht eindeutig personell zugeordnet sind
  • Ziele gar nicht oder unpräzise fixiert sind
  • Aufgaben nicht aus Zielen abgeleitet werden
  • beim Treffen von Entscheidungen unbeachtet bleibt, dass keine Entscheidung eine Entscheidung für den (u.U. nachteiligen) Status-quo ist
  • intransparent bleibt, welche (Projekt-)Beteiligten ihre Aufgaben vorausplanen und wer nur reagiert.

(Verantwortungsdiffussion ist im Übrigen sehr verbreitet, vor allem (und leider) im politischen und öffentlichen Bereich, wie an öffentlich finanzierten Großbaustellen leicht zu beobachten ist.)

Was wäre nun eine Alternative? Mit einer Software für e-Collaboration lassen sich viele unerwünschte Effekte reduzieren – wenn es denn gelingt, eine solche Software nicht nur punktuell für EIN Projekt einzusetzen, sondern flächendeckend für ALLE laufenden Themen, Projekte, Vorgänge und Aktivitäten. Mit dem punktuellen Einsatz für ein Projekt entsteht rasch die Müdigkeit, „noch ein Tool“ bedienen und mit Daten füllen zu müssen. Wird stattdessen eine solche Software konsequent „für alles“ eingesetzt, dann hat z.B. jeder Mitarbeiter genau eine Aufgabenliste - die sich automatisch aus allen Themen, Projekten, Geschäftsprozessen füllt. Ebenso ist für Transparenz gesorgt, was jeder eigentlich tut und wie reaktiv vs. agil wer ist. Allein das Aufgabenmanagement wird so auf ein völlig anderes Niveau gehoben.

Mit einem solchen Ansatz ist FROWIN entwickelt. An der Entwicklung dieser Software für e-Collaboration war und bin ich beteiligt. Interessenten verweise ich deshalb gern auf die entsprechende Website.