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Meetings verbessern durch Feedback

Kürzlich in einem Workshop ging es um die Meetings eines Teams. Ausgangspunkt war die Unzufriedenheit des Teams mit Dauer und Qualität der regelmäßigen Besprechungen. Immer wieder komme es vor, dass Einzelne nicht (richtig) vorbereitet sind und dann die Besprechung mit ihren Fragen wegen Informationsdefiziten aufhalten oder es Uneinigkeit gäbe, ob und in welcher Tiefe bestimmte Themen diskutiert werden sollten, u.a.m.. Bei einer kurzen Sammlung kamen rasch einige Symptome zusammen, an denen sich Unruhe oder wachsende Frustration festmache. Im Workshop konnten wir einigen Symptomen auf den Grund gehen, einige Ursache-Wirkungszusammenhänge aufdecken. Abschließend wurde ich gefragt, ob es denn Sinn mache, jedes Mal am Ende einer Besprechung eine Feedbackrunde einzuflechten.

Meine Antwort möchte ich hier wieder geben, weil sie vielleicht auch für andere von Interesse ist: Zunächst einmal ein klares JA zu einer Feedbackrunde in einer solchen Situation, und zwar für einen fest vereinbarten Zeitraum. Falls einige Personen in der Runde darüber die Nase rümpfen, mag der Hinweis auf die allgemeine Unzufriedenheit mit den Besprechungen die Situation klären. Sehr zu empfehlen ist es, eine konkrete Frage zu stellen als Start in die Feedbackrunde. Hilfreich ist zudem ein Wechsel der Feedback-Fragen, die jeweils unterschiedliche Perspektiven eröffnen. Solche Fragen sind:

  • An welchem Punkt habe ich in mir / der Gruppe Unruhe gespürt (und wie erkläre ich mir das)?
  • Was war in der Diskussion für ein gutes Vorankommen hilfreich und was nicht?
  • Wo haben wir uns um klare Entscheidungen bzw. Einschätzungen herum gemogelt und wo haben wir welche getroffen?
  • Wie sind wir in der Diskussion argumentativ aufeinander eingegangen?
  • Auf einer Prozentskala abgebildet: Wie wertschätzend habe ich unseren Umgang heute erlebt?
  • Welche Punkte sollten wir beim nächsten Mal oder anderer Gelegenheit unbedingt besprechen?
  • Was lief heute gut?

Für solche Fragen sind keine kreativen Grenzen gesetzt. Als wichtig schätze ich ein, Gefühle als Hinweisgeber zu nutzen und zudem nicht nur nach negativen Sichten zu fragen. Im Ergebnis wächst die Wahrnehmungsfähigkeit des Teams und hoffentlich auch die Zufriedenheit mit Besprechungen. Allerdings ist das auch kein Allheilmittel - vor allem dann nicht, wenn es im Team ernsthafte Konflikte und Verletztheiten gibt.

Wie eine Besprechung ungünstige Entscheidungen liefert

Kürzlich erlebte ich eine Besprechung, bei der eine Entscheidung zu einem kniffligen Fall zu treffen war. In der Runde saßen mehr als 10 Leute. Der Fall hatte schon eine Geschichte; Konflikte und Verletzungen inklusive. Der Diskussionsleiter eröffnete. Einige Wortmeldungen  thematisierten Vergangenes („Wie konnte es sein, dass…?“) gewürzt mit Vorwürfen, Andere lieferten Gestaltungsvorschläge, Dritte wollten ihre Informationslücken schließen, Vierte die gegen sie erhobenen Vorwürfe „richtig stellen“, Fünfte... Irgendwann konnte oder wollte ich diesem Wirrwarr nicht mehr folgen. Offenbar sah der Diskussionsleiter seine Rolle darin, jeweils dem Nächsten das Rederecht zu erteilen und ansonsten auf Sortierungen zu verzichten. Schließlich wollte jemand einen konkreten Vorschlag abstimmen. Was dann auch erfolgte, zu erneuten Frustrationen und Verletzungen führte.

Ein „schöner“ Fall. Hier passierten gleich mehrere Dinge auf einmal…

  • Problemerkundung (Vergangenheit) und Lösungssuche (Zukunft) vermischen
  • Abstimmen ohne Selbstkontrolle, ob alle Argumente überhaupt betrachtet sind
  • Eine Entscheidung treffen, ohne vorab mehrere Optionen benannt und untersucht zu haben (Eine frühzeitige Abstimmung fördert die weit verbreitete Tendenz vieler Zeitgenossen, sich VOR der Diskussion auf eine Position festzulegen. - Ich frage mich dann immer, warum die Leute eigentlich diskutieren, wenn sie doch nicht ergebnisoffen sind. Dann können sie sich die Diskussionszeit einsparen.)
  • Eine Entscheidung treffen ohne deren Nebenwirkungen (Umsetzungsrisiken, neue Beziehungsbelastungen, zeitverzögert eintretende Wirkungen) zu erkunden.